To miała być tylko szybka zmiana organizacyjna.
W jednej z jednostek podległych JST ktoś uznał, że będzie prościej, jeśli kilka osób w sekretariacie i dziale administracyjnym będzie korzystać ze wspólnej skrzynki mailowej oraz jednego współdzielonego folderu z dokumentami. Bez zbędnych formalności, bez czekania na nowe uprawnienia, bez angażowania informatyka. Miało być sprawniej.
Przez jakiś czas wszystko działało „bez problemu”. Do momentu, gdy do niewłaściwego folderu trafiły dokumenty zawierające dane pracowników, skany upoważnień i wewnętrzną korespondencję kadrową. Nikt niczego nie ukradł. Nikt nie złamał hasła. A mimo to dostęp do informacji miały osoby, które nie powinny ich widzieć.
I właśnie tak wygląda wiele realnych incydentów w JST: nie zaczynają się od spektakularnego cyberataku, tylko od pozornie rozsądnego skrótu.
Tu problemem nie była technologia, ale brak kontroli nad dostępami, rozliczalnością i obiegiem informacji. W tle pojawia się nie tylko RODO, ale też cyberbezpieczeństwo i zwykłe ryzyko organizacyjne: chaos, trudność w ustaleniu odpowiedzialności, błędy przy przekazywaniu dokumentów i utrata zaufania wewnątrz urzędu.
Co pomaga uniknąć takich sytuacji?
– nadawanie indywidualnych uprawnień zamiast wspólnych kont
– regularny przegląd dostępów do folderów i skrzynek
– proste procedury obiegu dokumentów
– szkolenia oparte na codziennych sytuacjach, nie na teorii
– zasada: wygoda nie może zastępować bezpieczeństwa
Jeśli takie przypadki są Ci bliskie, zapraszamy na spotkania sprawozdawcze Grupy Format. To dobra okazja, żeby spojrzeć na podobne ryzyka praktycznie, bez zbędnej teorii.
Zapraszamy też do kontaktu przez naszą stronę internetową — link znajduje się w komentarzu.
