Chęć pozyskania przez przedsiębiorcę nowego pracownika niezaprzeczalnie będzie się wiązała z przetwarzaniem danych osobowych potencjalnego pracownika. Nowy pracodawca powinien zadbać, aby odbyła się ona nie tylko sprawnie i rzetelnie, ale przede wszystkim w sposób zgodny z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, na czele z RODO.

Rozpoczęcie rekrutacji.
Kiedy w naszym przedsiębiorstwie pojawi się potrzeba zatrudnienia nowego pracownika podczas redagowania przez nas ogłoszenia o pracę powinniśmy pamiętać o tym jakich danych/informacji możemy żądać od kandydata. W tym zakresie z pomocą przychodzi nam art. 221 §1 Kodeksu pracy, zgodnie z którym pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania przez nią następujących danych osobowych:

1) imię (imiona) i nazwisko;
2) datę urodzenia;
3) dane kontaktowe (np. adres e-mail/numer telefonu);
4) informacje dotyczące wykształcenia;
5) kwalifikacje zawodowe;
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

w/w katalog danych osobowych, które możemy żądać od potencjalnego pracownika jest niezbędny do podjęcia działań zmierzających do zawarcia z nim umowy (podstawą prawną przetwarzania w/w danych osobowych będzie art. 6 ust. 1 lit. b) i c) RODO). Oczywiście co do zasady powyższy katalog jest dedykowany dla osób, które zamierzamy zatrudnić na podstawie umowy o pracę, to jednak analogicznie (z braku innych szczególnych uregulowań) możemy przyjąć, że zakres w/w danych osobowych będzie także odnosił się do osób, które zamierzamy zatrudnić na podstawie umowy cywilnoprawnej (umowy o dzieło/zlecenie).

Jakich danych osobowych nie możemy żądać?
W procesie rekrutacji musimy pamiętać o tym, żeby nie żądać od potencjalnego pracownika danych osobowych, które wykraczają poza zakres, który został wskazany w przepisach prawa czy też informacji, które kompletnie nie mają związku z procesem zatrudnienia (np. danych osobowych dot. światopoglądów, wyznania, orientacji seksualnej czy chociażby informacji o stanie cywilnym potencjalnego pracownika).

Oczywiście, że w zależności od specyfiki działalności przedsiębiorstwa pracodawcy może zdarzyć się sytuacja, w której potencjalny pracownik będzie musiał spełnić pewne określone wymogi prawne (np. wymóg niekaralności w odniesieniu do zawodu policjanta, nauczyciela czy chociażby niekwalifikowanego pracownika ochrony) i wówczas będziemy uprawnieni do pozyskania w/w informacji o potencjalnym kandydacie.

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych w celach rekrutacyjnych.
Nie ulega wątpliwości, że żądanie od potencjalnego kandydata zamieszczenia przez niego w swoich dokumentach aplikacyjnych (CV czy też liście motywacyjnym) zgody na przetwarzanie jego danych osobowych na potrzeby przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego (jeżeli wymagamy jedynie danych niezbędnych do zawarcia umowy czy też określonych w przepisach prawa) jest bardzo częstą praktyką stosowaną przez potencjalnych pracodawców – ale jest to praktyka całkowicie błędna i niezgodna z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.

Oczywiście, zdarzają się sytuację, w której to kandydat w swoich dokumentach aplikacyjnych wskaże informacje, które są nadmiarowe/zbędne z punktu widzenia potencjalnego pracodawcy i w takim wypadku zgoda potencjalnego pracownika będzie podstawą przetwarzania jego danych osobowych w tym zakresie. Jednakże w tym przypadku nie jest nam potrzebne zamieszczenie stosownej klauzuli zgody w treści dokumentów aplikacyjnych, bowiem taki kandydat wyraża ją (zgodę) poprzez swoje wyraźne działanie, kierując do nas dokumenty aplikacyjne zawierające informacje w zakresie szerszym niż wymagane – w odpowiedzi na nasze ogłoszenie.

Jedną z nielicznych sytuacji, w której możemy żądać od kandydata zamieszczenia przez niego klauzuli zgody w dokumentach aplikacyjnych są np. kontakt z byłym pracodawcą w celu weryfikacji kandydata oraz  przyszłe rekrutacje, które będziemy prowadzili, a chcemy zachować dane osobowe kandydata w naszej bazie danych.

Ogłoszenie o pracę, a obowiązek informacyjny.
Publikując nasze ogłoszenie o pracę należy pamiętać, aby zawrzeć w jego treści także klauzulę informacyjną, która powinna zawierać wszystkie niezbędne elementy określone w art. 13 ust. 1 oraz 2 RODO.

Jak długo przechowywać dane osobowe potencjalnych pracowników?
Dane osobowe kandydatów do pracy, których nie zdecydowaliśmy się na zatrudnienie powinny zostać trwale usunięte od razu po zakończeniu procesu rekrutacji tj. zatrudnieniu konkretnej osoby lub osób.
Oczywiście, jeśli dysponujemy zgodą kandydata na przetwarzanie jego danych osobowych do celów przyszłych rekrutacji – jego dane osobowe możemy dalej przechowywać w naszej bazie danych, ważne jednak aby nie trwało to w nieskończoność (w praktyce przyjmuje się, że okres ten powinien być nie dłuższy niż 12 miesięcy).

Najczęstsze błędy popełniane przez potencjalnych pracodawców.
Poza sytuacjami, w których żądamy od potencjalnego pracownika dołączenia zgody na przetwarzanie jego danych osobowych w swoich dokumentach aplikacyjnych (w przypadkach gdy jest ona całkowicie zbędna), kontaktowaniem się z poprzednim pracodawcą kandydata bez jego wiedzy czy też braku zrealizowania wobec niego obowiązku informacyjnego – do częstych praktyk (błędnych) należy także prowadzenie tzw. ukrytych rekrutacji oraz tworzenie przez potencjalnych pracodawców ,,czarnych list” kandydatów tj. tworzenie bazy danych osób, których nie chcemy zatrudnić w przyszłych procesach rekrutacyjnych.

Podsumowanie.
Jak widać podczas planowania oraz przeprowadzania procesu rekrutacji przez przedsiębiorcę należy pamiętać o bardzo wielu kwestiach, zwłaszcza związanych z prawidłowym przetwarzaniem danych osobowych, osób których te dane dotyczą, dlatego warto do niego podejść rzetelnie, aby uniknąć w przyszłości konsekwencji w postaci zarzutów ze strony potencjalnego pracownika co do nieprawidłowości przetwarzania danych osobowych przez przedsiębiorcę, dlatego warto jest ten olbrzymi proces przetwarzania danych skonsultować z odpowiednim specjalistą w tym zakresie.